«Куда уходит моё время?» — очень давно этот вопрос я задал себе сам и найдя ответ, был удивлён запасам времени которыми я располагаю, но не использую эффективно. Технику, используемую ранее для себя я называю «мониторинг рабочего дня» и периодически использую и сейчас для самоконтроля.
Для повышения личной эффективности в области «управления» временем очень важно понимать куда у вас сейчас уходит время. Своим ученикам я даю это задание одним из первых, чтобы получить срез одного дня и увидеть распределение времени по разным сферам жизни в течение дня. Вы можете сделать его самостоятельно и провести анализ опираясь на описание техники ниже.
Мониторинг рабочего дня это хороший инструмент для среза и анализа вашей эффективности и состоит он из двух частей: сбора данных и их анализа.
- Сбор данных.
Он заключается в ведение статистики трат вашего времени в течение обычного рабочего дня по минутам. Т.е. вы описываете ваше действие и сколько минут на него потрачено, причём описывайте всё – решение задач, отдых, общение по телефону, прерывания вас другими людьми, курение и т.д. Чем точнее и честнее вы опишите – тем лучше. Рекомендую записи вести от руки на бумаге, это удобно и быстро.
Если вам трудно контролировать ведение записей, то можно поставить будильник на каждые 15 минут и по его сигналу отмечать чем вы сейчас занимаетесь. - Анализ.
При анализе обратите внимание на соотношение времени, приносящее вам пользу и наоборот, потраченного впустую, а также задайте себе вопросы:
- На что в процентном соотношение ушло ваше время в течение дня и каких результатов для себя вы достигли?
- Что или кто создаёт прерывания для вас и в чём они выражаются?
- Какое время можно было провести с большей пользой для вас?
- Можете вы выделить наиболее и наименее продуктивное время для работы/занятий в течение дня? Чем оно у вас занято сейчас?
- Какие вы видите резервы своего времени?
Будьте честными в своих ответах, себе врать бессмысленно, ваши ответы — хорошая возможность увидеть текущую картину распределение вами времени и наметить будущие изменения.
Возможно, одного дня будет недостаточно, чтобы увидеть точную картину, но вы всегда сможете повторить технику мониторинга полностью или частично.
А как вы учитываете расход своего времени?
Никита Вобликов
Я так детально не учитываю. Это ведь само по себе очень отвлекает и занимает кучу времени:) Но знать, на что тратится твое время, если тебе его не хватает, безусловно нужно. Я и без мониторинга знаю, кто занимает мое время непродуктивно или незапланированно мной.
1) моя собственная прокрастинация. Втыкаю в фб, посмотрю какой-то клип на ютубе и т.д. В результате перерыв, который планировался на 15 минут, превращается в полтора часа.
2) отвлекают друзья, родные и близкие. По очень важным для них, но неважным для меня вопросам, а чаще просто так («давно не виделись, давно не разговаривали, ты как, а я вот так»). Еще хуже если незапланированные разговоры ведут к незапланированным встречам. Это просто сжирает мое время.
3) непредвиденные срочные рабочие дела и вопросы. Кажется что проще их не откладывая решить, и забыть и двигаться дальше. Чтобы не держать в памяти, не ставить в график и т.п. Но иногда думаешь: а не лучше бы их вообще не делать? Съедают время отведенное для выполнения запланированных дел.
Владимир, спасибо, что поделились деталями.
Если позволите, дам несколько уточнений по вашим пунктам:
1) Ставьте таймер, например, на 15 минут и потом переключайтесь на другую задачу. Таймер и выделенное время поможет вам сфокусировать над целью вашего посещения соц сетей, сайтов и т.п.
2) ваш нужно обговорить время без прерываний с родными. Договоритесь, что в ближайшие 30, 60, 90, 120 минут вас никто не отвлекает, переведите телефон в беззвучный режим (и без вибро), отключите вcе оповещения для почты и т.п. и продуктивно поработайте это время.
По встречам есть материал, скоро выложу. Если очень кратко, то первая задача по встречи — избежать её!
3) Это частая ситуация. Попробуйте начинать рабочий день с решения важных для вас задач. Я планирую первую половину дня для решения важных для меня задач, а потом уже помогаю всему миру. Планируйте не более половины своего дня, но начинайте с решения важных задач.
Спасибо!