«Куда уходит моё время?» — очень давно этот вопрос я задал себе сам и найдя ответ, был удивлён запасам времени которыми я располагаю, но не использую эффективно. Технику, используемую ранее для себя я называю «мониторинг рабочего дня» и периодически использую и сейчас для самоконтроля.
Для повышения личной эффективности в области «управления» временем очень важно понимать куда у вас сейчас уходит время. Своим ученикам я даю это задание одним из первых, чтобы получить срез одного дня и увидеть распределение времени по разным сферам жизни в течение дня. Вы можете сделать его самостоятельно и провести анализ опираясь на описание техники ниже.
Мониторинг рабочего дня это хороший инструмент для среза и анализа вашей эффективности и состоит он из двух частей: сбора данных и их анализа.
- Сбор данных.
Он заключается в ведение статистики трат вашего времени в течение обычного рабочего дня по минутам. Т.е. вы описываете ваше действие и сколько минут на него потрачено, причём описывайте всё – решение задач, отдых, общение по телефону, прерывания вас другими людьми, курение и т.д. Чем точнее и честнее вы опишите – тем лучше. Рекомендую записи вести от руки на бумаге, это удобно и быстро.
Если вам трудно контролировать ведение записей, то можно поставить будильник на каждые 15 минут и по его сигналу отмечать чем вы сейчас занимаетесь. - Анализ.
При анализе обратите внимание на соотношение времени, приносящее вам пользу и наоборот, потраченного впустую, а также задайте себе вопросы:
- На что в процентном соотношение ушло ваше время в течение дня и каких результатов для себя вы достигли?
- Что или кто создаёт прерывания для вас и в чём они выражаются?
- Какое время можно было провести с большей пользой для вас?
- Можете вы выделить наиболее и наименее продуктивное время для работы/занятий в течение дня? Чем оно у вас занято сейчас?
- Какие вы видите резервы своего времени?
Будьте честными в своих ответах, себе врать бессмысленно, ваши ответы — хорошая возможность увидеть текущую картину распределение вами времени и наметить будущие изменения.
Возможно, одного дня будет недостаточно, чтобы увидеть точную картину, но вы всегда сможете повторить технику мониторинга полностью или частично.
А как вы учитываете расход своего времени?
Никита Вобликов
Я так детально не учитываю. Это ведь само по себе очень отвлекает и занимает кучу времени:) Но знать, на что тратится твое время, если тебе его не хватает, безусловно нужно. Я и без мониторинга знаю, кто занимает мое время непродуктивно или незапланированно мной.
1) моя собственная прокрастинация. Втыкаю в фб, посмотрю какой-то клип на ютубе и т.д. В результате перерыв, который планировался на 15 минут, превращается в полтора часа.
2) отвлекают друзья, родные и близкие. По очень важным для них, но неважным для меня вопросам, а чаще просто так («давно не виделись, давно не разговаривали, ты как, а я вот так»). Еще хуже если незапланированные разговоры ведут к незапланированным встречам. Это просто сжирает мое время.
3) непредвиденные срочные рабочие дела и вопросы. Кажется что проще их не откладывая решить, и забыть и двигаться дальше. Чтобы не держать в памяти, не ставить в график и т.п. Но иногда думаешь: а не лучше бы их вообще не делать? Съедают время отведенное для выполнения запланированных дел.
Владимир, спасибо, что поделились деталями.
Если позволите, дам несколько уточнений по вашим пунктам:
1) Ставьте таймер, например, на 15 минут и потом переключайтесь на другую задачу. Таймер и выделенное время поможет вам сфокусировать над целью вашего посещения соц сетей, сайтов и т.п.
2) ваш нужно обговорить время без прерываний с родными. Договоритесь, что в ближайшие 30, 60, 90, 120 минут вас никто не отвлекает, переведите телефон в беззвучный режим (и без вибро), отключите вcе оповещения для почты и т.п. и продуктивно поработайте это время.
По встречам есть материал, скоро выложу. Если очень кратко, то первая задача по встречи — избежать её!
3) Это частая ситуация. Попробуйте начинать рабочий день с решения важных для вас задач. Я планирую первую половину дня для решения важных для меня задач, а потом уже помогаю всему миру. Планируйте не более половины своего дня, но начинайте с решения важных задач.
Спасибо!
А есть какая-нибудь программулина (бесплатная), которая будет вести учёт, сколько времени на что ушло?
Рома, добрый день.
Уверен, что приложения есть, правда сам ими не пользуюсь, но приложение само по себе вести учёт времени не будет, к сожалению. Вам нужно будет запускать приложение, выбирать области по тратам времени и вносить время в них, что тоже занимает время.
Оптимальнее будет выделить несколько областей, которые вам важны для учёта, например, стратегические рабочие задачи, простые задачи, отвлечения, еда\кофе, другое и т.д. и каждый полчаса/час отмечать что вы делаете, внося время в одну из областей. Если «другое» получается большим по времени, то нужно дробить его, что понять что в него включается и учитывать это.
Я бы сделал это на обычном листе бумаге в виде таблицы, где строки — это важные для вас области учёта, а столбцы — часы в течение дня. На пересечение вписываете сколько времени потратили. Тогда видна и загрузка в течение дня.
Поверьте, это будет быстрее, чем приложение.
Поделитесь как у вас прошёл мониторинг дня и какой инструмент в итоге использовали.
Спасибо!