Встреча — отказаться нельзя пойти

Встреча — отказаться нельзя пойти

Встреча, встреча, снова встреча и ещё пара встреч и рабочий день завершён, осталось только доделать накопившуюся работу за этот день и можно идти домой…

Работая в офисе, я не раз слышал от коллег, имеющих много встреч в течение дня, такие фразы: «когда мне работать, когда одни встречи!?» или «сейчас встреча закончится и я пойду, поработаю».

Сотрудники сталкиваются с необходимостью бывать на разных встречах и на это у них уходит много времени. А их время это дорогой ресурс, особенно если сотрудник занимает высокие должности. Встречи отнимают время не только руководителей, но и их подчинённых, которые вынуждены приходить и высиживать встречи, т.к. это «нужно».
Если вы ловите себя на мысли, что во время встречи уже несколько минут проверяете почту или смотрите какой-то вебсайт, а может думаете совсем о другом проекте и задачах, то вы сейчас тратите своё время зря.
Встреча это не передышка от работы с возможностью попить кофе, для меня это инструмент решения рабочих задач и в статье ниже я поделюсь своим опытом организации и проведения встреч.

Мой личный опыт работы в большой компании на руководящих должностях показывает, что как руководитель должен уметь управлять встречами и получать от них максимальную эффективность, так и участники встречи. А главная задача участника встречи — отказаться от неё, да, да — отказаться. Но обо всём по порядку.

Я выделяю четыре составляющие встречи:

1. Цель.

Цель встречи и её повестка.
Как участнику вам важно понимать вашу полезность (зачем вы на ней, какие задачи вы на ней решите) на этой встрече, что обычно проясняется из полученной повестки встречи и вашей роли на ней. Если не было повестки, то я не принимал встречу, а отклонял её с запросом на уточнение деталей. Обратите внимание, является ли вы обязательным участником встречи или нет.
Когда я был нужен на сравнительно малый пункт по сравнению со всей повесткой, то я обговаривал возможность начать встречу с моего вопроса, чтобы освободиться побыстрее. Этот приём можно использовать и организатору встречи, чтобы не держать тех, кто может решить свои вопросы в начале и уйти.

Как организатору вам важно чётко понимать цель встречи и её повестку, т.к. от этого зависит кто будет приглашён на неё в качестве участников. Определите какие люди вам обязательны нужны, а чьё присутствие желательно, но не обязательно. Всегда нумеруйте пункты повестки. А чтобы оставить всем возможность обсудить другие темы при наличии свободного времени, я часто включаю последний пункт под названием «Любые вопросы» и участники знают, что в конце можно задать и обсудить свои вопросы, без прерывания повестки встречи.

Цель встречи не переложить ответственность за решения на всех (но есть и такие компании), а найти решение для задач\вопросов, привлекая для этого других участников.

Для организатора не менее важно выбрать правильный канала коммуникации для решения стоящих задач\вопросов. Ведь стоимость встречи не всегда равна стоимости решению задач\вопроса.
Я оцениваю стоимость встречи из двух частей:
1. важность решаемого вопроса в формате встречи.
Подсказывает количество участников и уточняет канал коммуникации  — звонок/чат/обсуждение через систему управления задачами, один на один или в групповом формате.
2. стоимость времени всех участников встречи
Проверка необходимости выбранных участников для встречи. Возможно для принятия итогового решения достаточно вместо встречи послать части участникам резюме рабочей встречи, показать возможные и оптимальные варианты решений и дождаться ответа.

2. Организация.

Организатору удобнее, особенно в компании где много сотрудников и/или они физически удалены друг от друга, собирать встречу через календарь. Обычно удобно пользоваться календарём почтовой системы, принятым в компании, часто это Outlook, Lotus Notes или Gmail calendar. Этот способ удобен тем, что автоматически добавляет принятую встречу в ваш календарь и сделает напоминание о ней. Также организатор встречи видит, кто принял приглашение, а кто нет.

Организатору нужно предварительно уточнить и забронировать место проведения встречи. Далее в приглашение на встречу прописать цель и повестку встречи и отправить её, учитывая статус обязательного или необязательного участника. Если к встрече участникам нужно подготовиться, то это также указывается в приглашение. Не забывайте чётко обозначить место встречи. Казалось бы мелочь, но я не раз наблюдал как коллеги тратили до 25% времени встречи, на то что бы только собраться в правильном месте и только по причине неточного указания места, например, этажа без корпуса!

Поиск нужных материалов не должен занимать время на самой встрече, это ваша домашняя работа и вы этим здорово экономите всем время. Я был участником ситуаций, когда из-за не подготовки организатора часть пунктов повестки так и не решилась на встрече, вопрос зачем мы тогда встречались…

Участник принимает встречу и при необходимости готовиться к ней. А в случае невозможности участия во встрече я рекомендую в ответе сразу писать кратко причину, это поможет снизить ваши прерывания.

3. Проведение.

Организатор обязан быть вовремя или даже чуть раньше, чтобы проверить готовность переговорной комнаты. Учтите время на дорогу к месту встречи, при необходимости внесите его в календарь. Для больших встреч я часто бронировал переговорную комнату за 10-15 минут до начала, чтобы спокойно проверить работу техники и наличие бумаги, ручек, маркеров. При необходимости я бронировал переговорную комнату на 15 минут дольше, чем запланированное время встречи, чтобы был небольшой запас.

Важная роль организатора — управлять встречей. Его основная задача добиться решения пунктов,  стоящих в повестке, фиксируя принятые решения, сроки и ответственных. Я использую для этого обычную бумагу и ручку, сбоев не было:). На листе я пишу дату, название и ФИО организатора встречи. Это займёт несколько секунд, но спасёт вам много времени при классификации\поиске\оценке ваших записей в будущем.

Если все пункты повестки решены до запланированного окончания, то смысла сидеть до окончания запланированного времени нет, т.к. работы то ещё много:).
А вот если времени встречи не хватило, то я старался  закончить её вовремя, чтобы не сбивать рабочий график участников. Хотя обычно в последние минуты встречи принятие решений идёт заметно быстрее и достаточно заранее всем сообщить об этом.

Участник также должен быть на встрече вовремя и не забывать нужные для встречи материалы (бывало и такое).

 Одним из сильных отвлекающих моментов на встрече может быть мобильный телефон. Даже если вы возьмёте его просто в руки, то автоматически переключите своё, а часто и чужое, внимание с речи докладчика на него. Я или ставлю телефон в режим «самолёта» или не отвечаю на звонки, т.к. раз уж уделил время на встрече, то стараюсь посвятить себя ею полностью. Если я жду важного звонка и мне необходимо будет пообщаться, то я предупреждаю участников встречи об этом, ставлю его в тихий режим и при звонке выйду из переговорной комнаты поговорить, но такое происходит очень редко.

Я сам сторонник пунктуальности, т.к. в случае опоздания я не уважаю и краду чьё-то время, а опоздание на встречу это для меня уже неуважение и воровство времени уже у всех участников. Наблюдая картину, когда человек десять ждут одного из участников четверть часа — вижу убытки компании от того, что люди отложили свои дела, шли\ехали на встречу и теперь они… просто ждут, сжигая своё время.

Как быть если вы организатор и знаете что опоздаете? Вам нужно предупредить о своём опоздании всех участников, по возможности назначив ответственного, который сможет начать встречу без вас. Если встречу начать некому, то предупредите всех и вышлете новое время встречи. Разумно это конечно делать не за пару минут до начала встречи, т.к. многие могут быть уже в пути.

4. Итоги встречи.

Как организатор вы проделали большую работу по подготовке, организации и проведению встречи, теперь важно зафиксировать и выслать её результаты всем участникам.

Часто я слышу такой вопрос: «зачем писать итоги после встречи, если на встрече обо всём договорились?» Но только написание итогов встречи даёт всем однозначное понимание того, какие решения были приняты на встрече! Иначе каждый может понять их по-разному и смысл встречи теряется. В итоги встречи я заношу решения\задачи по каждому пункту повестки и указываю, кто отвечает за задачу и каков её срок решения.

Итоги можно рассылать двумя способами.
1) Первый способ — отдельным письмом по почте, удобно для встреч, где большая повестка и\или много участников.
2) Второй способ я использую для небольших встреч и пишу итоги прямо в подпунктах повестки в приглашение на встречу и шлю её всем. Из плюсов второго варианта – всегда можно посмотреть до чего договорились, найдя встречу в календаре.

Вот и всё, чем я хотел поделиться с вами по эффективному проведению встреч. Попозже я также выложу инфографику по этой статье для лучшей наглядности.

А что для вас в этой статье было новое и\или больше всего зацепило? Поделитесь этим в комментариях.